メールは我々の日常生活に欠かせないものとなっています。
メールを仕事で使う場合、私が最も心がけていることはといえば、
- 書式は、テキスト形式で
- 署名（氏名、所属、電話番号、メールアドレス）を必ずつける
- 挨拶文と結びのことばを入れる
以上の3点でしょうか。
書式については、メールの容量を少なくするために、HTML形式ではなく、テキスト形式にしています。
署名は、全てのメールに自動的に付けるよう設定しています。
これは、私への連絡をスムーズにするためです。
ある人に、電話をしたい、郵便物を送りたい、となった場合、その人からのメールを見る場合が多いと思います。
その時に、氏名のみで、住所や電話番号がなければ、住所録を検索するか、下手をすると、名刺を探す羽目になります。
このような手間を、相手にさせないために、全てのメールに署名を付けています。
それと、以前は英語の署名としていましたが、現在は、日本人にメールを出すときは日本語の署名にしています。
最後の、あいさつ文と結びのことばは、相当親しい方に出す以外は、必ず入れるようにしています。
あいさつ文は、「いつもお世話になっております。」
久しぶりに出す相手には、「お世話になっております。」
そして、結びの言葉は、「お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いします。」
または、「今後とも、よろしくお願いします。」
他にも色々ありますが、この3点はいつも気をつけています。
